用excel制作客户查询跟进系统

目标

现有《 客户具体信息表工作簿 》,《 客户跟进工作簿 》,《 客户查询工作簿 》,想通过客户查询工作簿,实现以下功能:

1、输入编号查询客户大概具体信息。
2、同时下方还能显示《客户跟进工作簿》中的相关编号记录。

知识点:

  1. 单元格区域命名
  2. 制作下拉菜单
  3. 规定日期输入格式
  4. 截止日自动倒计时
  5. 红绿灯提醒
  6. 表格区域冻结
  7. 表头筛选

制作步骤:

1. 下表列出表头模板,大家可以根据实际业务需求调整,黄色列是下拉菜单列。表头如下:下单前:

---下单前----

  • 客户类型
  • 客户名称
  • 所在国家
  • 地址
  • 网址
  • 联系人
  • 职位
  • 电话
  • 邮箱
  • 生日
  • 聊天工具
  • 项目编号
  • 项目跟进日期
  • 项目跟进阶段
  • 项目跟进情况备注
  • 项目待跟进事宜
  • 项目待跟进日期
  • 是否已跟进?
  • 项目待跟进倒计时

---下单后---

  • 是否下单?
  • 订单编号
  • 订单跟进阶段
  • 订单跟进日期
  • 订单跟进情况备注
  • 订单待跟进事宜
  • 订单待跟进日期
  • 是否已跟进?
  • 订单待跟进倒计时

* 请注意:“下单前”和“下单后”作为父级表头,此处特意没有合并单元格,这是因为 Excel 处理数据的首要宗旨就是确保原始数据干净,包括但不限于格式统一、不要轻易合并单元格等。以后做数据透视表或图表时才不会出错。

2. 增加一个“下拉菜单”sheet,根据需要填写下拉菜单列表

3. 给每个下拉列表项命名:选中下拉菜单项 --> 在左上角的名称框中输入父级菜单名即可

单元格区域命名的详细方法可参见 Excel 定义单元格区域名称。

用同样的方法依次给所有下拉菜单项命名。

4. 回到“明细”sheet,开始设置下拉菜单:鼠标选中“客户类型”下面的第一个单元格 --> 选择菜单栏“数据”-->“数据有效性”-->“数据有效性”

5. 在弹出的对话框中选择“设置”--> 允许“序列”--> 来源中输入“=客户类型”--> 确定

* “客户类型”就是我们已经命名过的下拉菜单名称

6. “客户类型”下拉菜单就已经设置好了,选中 A3 单元格往下拖动,就可以复制下拉菜单设置

7. 也可以选中整列一起设置:选中“项目跟进阶段”下方的数据区域,按照同样方法设置,将来源改为“=项目跟进阶段”

8. 随便点开这一列中的单元格,可以看到下拉菜单已经设置好了

9. 依次设置所有下拉菜单

10. 接下来开始设置日期输入格式规范,这样做的好处也时为了保证原始数据干净,便于日后做分析。本例我们用 yyyy/mm/dd 格式:

选中 J 列 --> 选择菜单栏“数据”-->“数据有效性”-->“数据有效性”

11. 在弹出的对话框中选择“设置”--> 允许“日期”--> 数据“介于”,开始和结束日期按需要设置,按人的合理寿命设置生日范围即可 --> 确定

12. 用同样的方式设置其他日期格式,项目跟进日期的起始截至范围,按需填写

13. 现在开始设置待跟进日期自动倒计时和提醒,在 S2 单元格输入以下公式,向下拖动复制公式:

=IFERROR(IF(R3="否",DATEDIF(TODAY(),Q3,"d"),""),"")

关于到期提醒的设置,可以参见 Excel – 设置到期日提前提醒

公式释义:

  • TODAY() 函数:自动调用今天的日期
  • DATEDIF(TODAY(),Q3,"d"):计算今天距离截止日(Q3 单元格)还有几天
  • 如果已经完成了,不需要提醒,所以 R3="否" 的时候才显示结果,否则留空
  • 今天日期超过截至日期的话,会报错,所以用 iferror 将出错显示空值

14. 给 S 列设置红绿灯:选中 S 列 --> 选择菜单栏的“开始”-->“条件格式”-->“图标集”-->选择右侧的红绿灯

15. 选择菜单栏的“开始”-->“条件格式”-->“管理规则”

16. 根据自己需求,在红框部分设置绿、黄灯的规则

17. 按照同样的方式设置 AB 列的公式和红绿灯

18. 现在模板已经基本设置完成了

19. 冻结单元格:客户的联系信息属于基础信息,不需要一直更新,就冻结起来,选中 M2 单元格 --> 选择菜单栏的“视图”-->“冻结窗格”-->“冻结拆分窗格”

20. 设置表头筛选:选中第二行 --> 选择菜单栏的“数据”-->“筛选”

21. 模板设置完成

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